Mag een leerling overgaan of niet? Het wordt vaak bepaald door willekeur en persoonlijke meningen, zag Nederlands-docent Janneke Sleenhof. Daarom deed ze een promotieonderzoek naar hoe je overgangsvergaderingen eerlijker en objectiever maakt. “Het is belangrijk om als team een visie te formuleren.”
‘Klopt het allemaal wel?’
Het is een vast ritueel in de laatste dagen voor de zomervakantie. De meeste leerlingen weten waar ze aan toe zijn volgend jaar, maar een kleine groep twijfelgevallen is onderwerp van discussie in overgangsvergaderingen. “Wat mij ieder jaar opviel is dat we in zulke gesprekken geen vaste procedure volgden, maar vaak maar wat deden”, kijkt Janneke Sleenhof terug naar deze gesprekken. “De ene docent hechtte aan cijfers, de andere aan werkhouding. Sommige leerlingen hadden de gunfactor, anderen niet. Er werden keuzes gemaakt op gevoel, volkomen subjectief. Ik merkte dat ik regelmatig na afloop dacht: ‘Klopt het allemaal wel? Toen besloot ik me te verdiepen in het fenomeen overgangsgesprekken.”
Schokkende ontdekkingen
Die verdieping mondde uit in een promotieonderzoek aan de Universiteit van Eindhoven. Ze onderzocht hoe overgangsbeslissingen tot stand komen en hoe het collectieve besluitvormingsproces kan worden verbeterd. En tijdens dat onderzoek ontdekte ze dat op veel scholen de kaders op z’n zachtst gezegd ‘onduidelijk’ waren. “Tijdens observaties zag ik soms behoorlijk schokkende dingen. Denk aan een dominante docent die een vergadering kaapte en alle beslissingen nam. Beslissingen op basis van non-argumenten, zoals een leerling die niet overging ‘omdat zijn zus het ook niet had gered’, of een leerling die overging ‘omdat ze zo haar best deed en het net niet redde’, terwijl dit in een ander gesprek juist een argument was om een leerling te laten doubleren.”
De sleutel naar objectiviteit
De Nederlands-docent zocht naar manieren om de overgangsbeslissingen objectiever te maken. “Ik ontdekte dat de structuur van de vergadering en de interactie tussen docenten de belangrijkste factoren zijn voor de besluitvorming in overgangsvergaderingen. De meest objectieve beslissingen werden genomen op scholen waar gesprekken structuur hadden, met goed voorbereide mentoren die hun leerlingen goed kenden en discussies met onderbouwde argumenten. Dit inzicht combineerde ik met wetenschappelijke criteria voor objectiviteit. Dat is wanneer een beslissing eerlijk (de procedure is voor iedereen gelijk), transparant en aanvaardbaar is. Daarmee kon ik een framework ontwikkelen met concrete implicaties voor de praktijk, waarmee scholen zo objectief mogelijke overgangsbeslissingen kunnen nemen.”
Helder framework voor overgangsvergaderingen
Het framework is een verzameling richtlijnen waaraan de overgangsvergadering moet voldoen. “Er moet allereerst een vaste, voorspelbare structuur zijn voor het gesprek. Van begin tot eind. Daarnaast moet de mentor een onderbouwd voorstel indienen, op basis van eigen observaties, gesprekken en gegevens uit bijvoorbeeld Somtoday. Vervolgens moeten argumenten goed worden afgewogen. Welk argument is voor deze leerling bepalend? Heb je open gestaan voor andere verklaringen? Tot slot is het belangrijk om samen het toekomstperspectief te bespreken. Vooruitkijken helpt om verwachtingen over een leerling te delen, in plaats van alleen eerdere ervaringen.”
Van Eindhoven naar de rest
Janneke Sleenhof traint nu docenten, mentoren en teamleiders in het gebruik van het framework. In eerste instantie binnen haar eigen scholengemeenschap OMO in Brabant, maar daarna helpt ze graag scholen in de rest van Nederland verder. “Ik merk dat veel docenten en teamleiders met dezelfde verwondering en frustratie zitten als ik zat. Met het framework hebben ze handvatten om met vertrouwen te beslissen over leerlingen.” En heeft ze nog een goed advies voor scholen die zelf aan de slag willen? “Zorg dat je samen een visie formuleert over hoe je het gesprek wil voeren en wat je verwacht van mentoren die leerlingen aandragen. Op die manier kader je de interactie en de gespreksstructuur. Dan ben je al een heel eind.”
