‘De examenperiode is een militaire operatie van zeven maanden’

De examenperiode is niet alleen een spannende periode voor scholen en leerlingen. Bij de servicedesk van Somtoday wordt maandenlang toegewerkt naar dat ene moment. Peter Aikema, teamleider van de servicedesk, neemt je mee in de voorbereiding: “Als die slaag/zak-knop wordt ingedrukt moet al ons werk perfect zijn.”

De eerste stappen naar de examens

Wanneer voor leerlingen het grote examenspook nog ver weg voelt, lopen ze op de servicedesk van Somtoday al onrustig heen en weer. “De examenperiode begint voor ons in oktober”, zegt Peter Aikema. “We hebben dan een lijst met actiepunten van de vorige examenperiode, dingen die we zelf beter willen doen, technische veranderingen en nieuwe wet- en regelgeving. Vervolgens prioriteren we het en plannen we de ontwikkeling in voor de komende maanden.”

Het doorvoeren van nieuwe regelingen

Het ontwikkelteam verbetert dit jaar bijvoorbeeld de koppeling met Facet. Daarnaast voegen ze een nieuwe leerweg toe (mavo met een praktijkvak) en verwerken ze het verdwijnen van de wegstreepregeling, waarbij leerlingen het slechtste examencijfer konden wegstrepen. “Dit is een enorm intensief proces. Het verdwijnen van de wegstreepregeling verandert de uitslagbepaling. Wij moeten niet alleen de nieuwe berekening programmeren, zonder de wegstreepregeling, maar ook rekening houden met andere regelingen (zoals de 5,5-regel) die nog van toepassing zijn op leerlingen die in een eerder examenjaar al vakken hebben afgesloten. In zulke gevallen moeten verschillende parametersets samen één goede uitslag uitrekenen. Een regel veranderen is makkelijk voor beleidsmakers, maar heeft enorme gevolgen voor ons op de achtergrond.”

Van theorie naar praktijk

Terwijl de techniek vorm krijgt, trekken consultants in het begin van het kalenderjaar het land in om de theorie in de praktijk te brengen. “Zij trainen functioneel beheerders van scholen in het juist inrichten van Somtoday voor de examens”, zegt Peter Aikema. “Denk aan het gebruik van de vernieuwde wet- en regelgeving, het omgaan met Facet, het klaarzetten van examenkandidaten met bijzonderheden. Daarnaast ook alle parameters per vak. Het examencijfer van Nederlands wordt namelijk anders berekend dan dat van maatschappijleer. Uiteindelijk moet op het moment suprême alles kloppen. Als die slaag/zak-knop wordt ingedrukt moet al ons werk perfect zijn.”

De grote uitslagdag

En dan komt die dag in juni. De dag dat in het hele land tieners in spanning naar hun telefoon kijken. En de dag dat voor de servicedesk, ontwikkelaars en consultants van Somtoday zeven maanden werk samenkomt. “Alles moet gebeuren tussen 8 en 12 uur ’s ochtends. De servicedesk zit klaar met telefonisten, tweedelijnsdeskundigen, monitorende ontwikkelaars en ondersteunende consultants die iedere beller direct helpen met een melding. Vaak zijn het vragen over leerlingen die nog iets moeten herkansen in het tweede tijdvak, over de inrichting van een vakkenpakket, of heeft iemand een typefout gemaakt waardoor een foutmelding ontstaat. Maar het komt altijd goed. Door de samenwerking met alle deskundigen en teams van Somtoday bieden we iedereen de juiste oplossing.”

Een militaire operatie

Als in de loop van de dag het aantal meldingen afneemt gaat een zucht van verlichting door het kantoor van Somtoday. “Dat moment is altijd bijzonder. Tijdens de examens kan ongelofelijk veel fout gaan en wij vormen daarin het digitale hart. Die verantwoordelijkheid is groot en de gevolgen ook. Als er iets fout gaat staan we in de krant. Daarom voelt de examenperiode als een militaire operatie van zeven maanden, waarin alles moet kloppen. Een grote uitdaging, maar ook een mooie teamprestatie als het allemaal goed gaat.”