Digitaal aanmelden nieuwe leerlingen

Een blog van Maarten Schoneveld, (tele)consultant Somtoday

Hoe zien de (digitale) open dagen voor jullie potentiële nieuwe leerlingen eruit? En wat als er komend jaar een nieuwe leerling naar jouw school wil? Hoe zorg je ervoor dat leerlingen zich gemakkelijk, veilig en snel bij jullie kunnen inschrijven, waarbij je ook de AVG respecteert?

Steeds meer scholen laten nieuwe leerlingen zich digitaal inschrijven. Via de website van de school voert de leerling of verzorger de benodigde gegevens in. De school kan deze gegevens vervolgens gebruiken om de leerlingen veilig, soepel en efficiënt in Somtoday in te schrijven.

Dit kan op een aantal verschillende manieren:

  • De leerlingadministratie neemt de gegevens per leerling handmatig over in Somtoday.
  • De inschrijfgegevens worden collectief middels CSV-import in Somtoday ingelezen.
  • De inschrijfgegevens worden gebruikt om OSO-dossiers op te vragen bij de school van herkomst. Dit kan ook individueel en collectief gedaan worden.

De registratie van de nieuwe leerling is in Somtoday opgedeeld in drie onderdelen, die los van elkaar (opnieuw) doorlopen kunnen worden.

  1. NAW + plaatsing
  2. PO-Schoolloopbaan gegevens
  3. PO-Begeleidingsgegevens

Zo kun je voor iedere potentiële nieuwe leerling bepalen welke (privacygevoelige) gegevens je op welk moment wilt vastleggen. De gegevens komen eerst in het registratieportaal van Somtoday. Hier kunnen slechts enkele mensen bij. Vanuit dit registratieportaal kunnen de leerlinggegevens gebruikt worden om de leerling in te schrijven en de gegevens ook voor andere gebruikers inzichtelijk te maken.

Je begint met minimaal de NAW- en plaatsingsgegevens te registreren. Stappen 2 en 3 kunnen worden uitgevoerd wanneer deze gegevens beschikbaar, of nodig zijn. Zo kun je altijd op het moment dat het nodig is de meest actuele gegevens beschikbaar hebben. Afgestemd op jullie proces rondom het invoeren, beoordelen en correct plaatsen van de nieuwe leerling en dit op een AVG- en coronavriendelijke manier. De drie registratiestappen kunnen zo vaak als je wil opnieuw worden doorlopen om gegevens te corrigeren of aan te vullen. Dit kan handmatig, middels een CSV of vanuit een OSO-dossier worden overgenomen.

Zelf ook aan de slag om de nieuwe inschrijvingen te verwerken met het gemak en de eisen die 2021 biedt? Ga zelf aan de slag met alle informatie die hierover op onze servicesite beschikbaar is, informeer bij een school die dit al gebruikt of laat je assisteren door een (tele)consultant van Somtoday.

Maarten Schoneveld
(tele)consultant Somtoday

Meer nieuws en updates