Een soepele jaarovergang

Hoewel je nu waarschijnlijk nog druk bent met dit bijzondere examenjaar, staat ook de jaarovergang alweer voor de deur. Met de jaarovergang bedoelen we kortweg het inrichten van het nieuwe schooljaar en het plaatsen van leerlingen.

Omdat ieder schooljaar anders is, moet iedere Somtoday-school elk jaar de jaarovergang uitvoeren. Zoals je weet kan dit handmatig in Somtoday of met behulp van een roosterprogramma. In deze blog lees je een aantal tips en tricks voor een soepele jaarovergang in Somtoday.

Inrichten nieuwe schooljaar
Hoewel je opleidingen en vakkenpakketten waarschijnlijk slechts in beperkte mate aan verandering onderhevig zijn, is het goed om te controleren of er voor volgend schooljaar aanpassingen gedaan moeten worden. Het Dashboard jaarovergang helpt je om in beeld te krijgen of er opleidingen of vakposities zijn die eindigen.
Veranderen de lestijden in het nieuwe schooljaar? Zorg er dan voor dat er een juiste lestijdentabel voor handen is en koppel deze lestijden aan desbetreffende opleidingen.

Als er wijzigingen zijn in het verzuimprotocol, dan is het vaak nodig om de absentieredenen, maatregelen of de toekenningsregels hierop aan te passen.

Toetsdossiers zijn vaak wel aan verandering onderhevig. Toch kun je ervoor kiezen om de toetsdossiers in zijn geheel of gedeeltelijk te kopiëren. Meer informatie daarover vind je in dit artikel.

Nu je de basisinrichting voor het volgende schooljaar hebt gecontroleerd, kun je de nieuwe stamgroepen aanmaken. Dit kan handmatig, maar je kunt de groepen ook kopiëren of importeren. Het importeren kan vanuit je roosterprogramma, maar je kunt de huidige groepen ook eenvoudig uit Somtoday exporteren, aanpassen in Excel en weer importeren. Tijdens deze stap is het van groot belang dat de groepen overeenkomen met de groepen die bekend zijn in het roosterprogramma. Zo voorkom je fouten (en ergernissen) tijdens de roosterimport. Het aanmaken van nieuwe lesgroepen kun je het beste doen nadat leerlingen een nieuwe plaatsing hebben. Dan worden de klassikale lesgroepen automatisch gevuld.

Leerlingen plaatsen in het nieuwe schooljaar
Leerlingen plaatsen in het nieuwe schooljaar kan eveneens op verschillende manieren. Met collectief muteren kun je hele groepen leerlingen tegelijkertijd voorzien van een nieuwe plaatsing in een vestiging, opleiding en stamgroep. Om dit plaatsingsproces soepel te doorlopen, is het handig om per (huidige) stamgroep een overzicht te maken met daarin de toekomstige plaatsing per leerling.
Een andere effectieve manier van het collectief plaatsen van leerlingen is door middel van een import vanuit het roosterprogramma. Als je gebruikmaakt van adviesplaatsingen, dan kun je eenvoudig de hoogst scorende adviesplaatsingen verwerken. Dit zorgt eveneens voor een nieuwe (voorlopige) plaatsing. In het Dashboard jaarovergang kun je zien of er nog ‘zwevende’ leerlingen zijn (leerlingen zonder een nieuwe plaatsing).

Is er sprake van keuzevrijheid in één of meerdere opleidingen? Dan moet je vakkeuzes doorvoeren voor leerlingen die geplaatst zijn in een van deze opleidingen. Vakkeuzes kun je in massa muteren met collectief muteren. Tevens zijn deze vakkeuzes te importeren vanuit het roosterprogramma.

Nu alle leerlingen zijn voorzien van een nieuwe plaatsing, kun je de lesgroepen en de lesgroepindelingen inlezen. Klassikale lesgroepen maak je collectief aan in Somtoday. Hoe je dat doet, lees je in dit artikel.

De laatste handelingen
Omdat de inrichting van het schooljaar en de plaatsingen nu compleet zijn, kun je het rooster inlezen. Dit kun je doen door het rooster handmatig in te lezen of door middel van de automatische roosterkoppeling (met Zermelo en Xedule).

Wil je niet dat leerlingen het rooster en de stamgroep van volgend jaar al kunnen zien? Zet dan in ’Somtoday ELO het rooster en het profiel uit.

In het nieuwe schooljaar moet je de nieuwe plaatsingen definitief maken. Dit doe je als je weet dat er niet veel wijzigingen meer doorgevoerd hoeven te worden. Vanaf dit moment worden de nieuwe plaatsingen gecommuniceerd met BRON en kunnen docenten resultaten invoeren.

Handige artikelen 

Marnique van der Duin
Consultant Somtoday

Meer nieuws en updates