Zo zorgt product owner Egbert ervoor dat scholen kunnen vertrouwen op Somtoday Connect.

Door scrum te werken, zien we problemen op tijd!

Bij Topicus werkt een enthousiast ontwikkelteam gedreven aan Somtoday Connect: een dashboard waarmee scholen onder andere inzicht krijgen in het gebruik van digitaal lesmateriaal op vo-scholen. Dat gebeurt onder leiding van Egbert van der Veen volgens het scrum-principe. Scrum is een flexibele en productieve manier van werken, waarbij problemen snel kunnen worden opgelost. In plaats van achteraf, als het eigenlijk al te laat is. Egbert vertelt in een gesprek hoe hij met zijn team ‘scrum werkt’ aan de ontwikkeling van Somtoday Connect.

Interview: Maartje Nix

Een kijkje in de keuken van Somtoday Connect

‘Scholen gaan steeds meer digitaliseren,’ begint Egbert het gesprek. ‘Daardoor wordt er als het ware een digitale wereld rond de school gebouwd. Scholen weten vaak niet wat zich daar allemaal afspeelt. Als onafhankelijke partij wil Topicus met Somtoday Connect scholen inzicht bieden in wat er gebeurt in deze digitale wereld.’

Over Egbert van der Veen

Egbert is product owner bij Topicus. Samen met een technisch team van vijf ontwikkelaars die affiniteit hebben met onderwijs, werkt hij aan de ontwikkeling van Somtoday Connect. Zijn directe collega is lead business developer en heeft onder andere contact met de pilotscholen die meekijken en -praten met de ontwikkeling van Somtoday Connect. Verder is er een analist die ontwerpen en prototypes maakt op basis van gesprekken met verschillende mensen op pilotscholen. Met deze input gaat het ontwikkelteam aan de slag.

Klant gestuurd ontwikkelen

In Somtoday brengen scholen koppelingen tot stand met allerlei apps, leermiddelen en digitale programma’s. Het is de bedoeling dat Somtoday Connect straks monitort hoe die koppelingen gebruikt worden en allerlei informatie laat zien waar scholen behoefte aan hebben. Zo ontdekt de applicatiebeheerder van de school bijvoorbeeld dat er een keer een koppeling gemaakt is voor een pilot, maar dat die niet meer gebruikt wordt. Die koppeling kan dan worden uitgezet.

Topicus onderzoekt momenteel op verschillende manieren aan welke informatie scholen precies behoefte hebben. Egbert: ‘Dat doen we door pilotscholen te bevragen. En tijdens de afgelopen Somtoday klantendag hebben we onder andere aan applicatiebeheerders gevraagd welke informatie zij straks in Somtoday Connect terug willen zien. Gelukkig kwam dat overeen met wat wij verwachtten.’

Het eerste inzicht dat Somtoday Connect wil bieden is inzicht in het gebruik van digitale leermiddelen. Daarna worden ook digitale koppelingen met andere partijen inzichtelijk gemaakt, zoals koppelingen met roosterpakketten, andere elo’s of huiswerkinstituten.

Flexibel ontwikkelen dankzij Scrum-methode

Het ontwikkelteam van Egbert werkt volgens het scrum-principe, een ontwikkelmethode voor software. ‘We werken in periodes van twee weken aan een onderdeel van Somtoday Connect. Dat noemen we een sprint,’ legt Egbert uit. ‘Daarna is dat onderdeel helemaal af – getest en wel. Dat dwingt ons om goed na te denken over hoe we het ontwikkeltraject in stukken verdelen.’

In een vroeg stadium zijn onderdelen van Somtoday Connect aan pilotscholen voorgelegd. ‘Met de feedback die dat oplevert, kunnen we bijtijds bijsturen,’ vertelt Egbert. Vaak weten toekomstige gebruikers van te voren ook niet precies wat ze willen. Dat weten ze pas als ze het zien.

Door in sprints te werken wordt voorkomen dat ontwikkelaars worden belast met onnodige rompslomp, zoals rapporten schrijven en vergaderen. Zij kunnen zich puur bezighouden met het ontwikkelen van software.

Klantwensen vangen in user stories

‘Om de brug te slaan tussen techniek en onderwijs, denken we niet vanuit functionaliteiten of techniek, maar vanuit user stories,’ gaat Egbert verder. ‘Een leermiddelencoördinator wil bijvoorbeeld voor een bepaalde locatie kunnen zien hoe vaak een digitale lesmethode wordt gebruikt. Over die tekst of opdracht gaan we met een team net zo lang discussiëren tot een ontwikkelaar weet wat hij of zij gaat maken.’

Bij Topicus wordt voor de invulling van de sprints gebruikgemaakt van het software-pakket Jira. Hierin staat een backlog of takenlijst die Egbert heeft opgesteld, waarop geplande issues (taken, problemen en verbeterpunten) staan. Bovenaan staat wat het eerst moet gebeuren, bijvoorbeeld: kunnen filteren op datum. Naarmate een issue dichterbij komt, omschrijft Egbert deze specifieker door het in behapbare brokken te verdelen. Vervolgens discussieert het team over de aanpak en wordt op basis van punten een inschatting gemaakt van de tijd die een issue in beslag neemt. Egbert: ‘Zo kan ik een sprint van twee weken vormen. Als er iets belangrijks tussenkomt, kan dat gemiddeld binnen een week worden opgepakt en hoeven we niet in te breken in een sprint.’

Eerst een stand up, daarna aan de slag

Het ontwikkelteam begint elke ochtend met een stand up. ‘Daarin vertellen we kort aan elkaar wat we de dag ervoor hebben gedaan en die dag gaan doen. Ook bespreken we obstakels met elkaar en kijken hoe we elkaar daarbij kunnen helpen.’
Wie een onderdeel klaar heeft, noteert dat in Jira in de “bak” review. Iemand anders pakt het dan weer op, kijkt er met een frisse blik naar en bepaalt of het écht klaar is. Vervolgens gaat dat onderdeel naar het digitale bakje done. Zo verschuiven alle taken gaandeweg van links naar rechts op het scherm. ‘Ik kan daardoor in één oogopslag zien hoe het proces vordert en waar ik moet bijsturen,’ zegt Egbert.

Een sprint van twee weken wordt afgerond met een sprint review. Dan demonstreert het ontwikkelteam aan geïnteresseerde collega’s wat ze gedaan hebben. ‘Tot slot evalueren we de sprint en kijken we wat goed ging en minder goed ging. Daaruit trekken we lering voor de volgende sprint, waardoor we efficiënter kunnen werken en onze snelheid kunnen verhogen. En na het weekend beginnen we weer aan de volgende sprint met een volgend onderdeel uit de backlog,’ besluit Egbert.

Meer informatie

Wil je meer weten over Somtoday Connect of heb je een vraag voor Egbert? Neem dan contact op met je relatiebeheerder. Heb je nog geen Somtoday? Neem dan contact op met Somtoday of neem deel aan de dinner-sessie voor schoolleiders op 5 februari 2020 van 17.30 tot 20.00 uur bij Bar Beton op Utrecht CS.

Contact opnemen

Meer nieuws en updates