“Implementatie gaat verder dan het neerzetten van een nieuw softwarepakket”

Overstappen op een nieuw softwarepakket in het onderwijs: de drempel lijkt vaak hoog. “Er komt natuurlijk ook veel bij kijken. Scholen vinden het aan de andere kant gaaf om bezig te zijn met iets nieuws. Het geeft kansen om bestaande processen opnieuw tegen het licht te houden en aan te passen”, zegt Edgar Muller, consultant bij Somtoday. Hij adviseert en helpt scholen bij het (beter) gebruiken van de software en begeleidt scholen bij een overstap. “Een overstap leidt tot extra werk, maar is een investering in de toekomst van de schoolorganisatie.”

 

Als je als school over gaat stappen op nieuwe software, gaat daar vaak een heel proces aan vooraf. Onvrede over het huidige pakket of een periodieke vergelijking van verschillende softwarepakketten kan bijvoorbeeld aanleiding zijn voor een overstap. De keuze om andere software te gaan gebruiken, wordt meestal niet van de ene op de andere dag gemaakt. En is de keuze uiteindelijk gemaakt, dan moet de implementatie in goede banen geleid worden. “Bij de implementatie van software waar bijna alle medewerkers van een school bij betrokken zijn, zoals een leerlinginformatiesysteem, is communicatie essentieel”, aldus Edgar. “Iedereen moet weten wat er speelt en wat hij kan verwachten. Op die manier haal je onzekerheid weg en kweek je betrokkenheid.”

Een implementatie in 5 stappen
De implementatie van nieuwe software op een school in goede banen leiden, hoe gaat dat in zijn werk? Edgar gaat aan de hand van vijf stappen in op een succesvolle implementatie van een leerling-informatieysteem.

Stap 1: Voorbereiding op het onderwijs van morgen
“Waar werken we samen naartoe? Om die vraag draait alles in deze eerste voorbereidende fase van de conversie. Tijdens een intakegesprek brengen we het wie, wat, wanneer, hoe en waarom in kaart. Want we willen graag weten waar we naartoe werken en met welke bijzondere wensen we rekening moeten houden. Aan de hand van het intakegesprek maken we een gedetailleerde projectplanning. Hierna gaan onze conversie-specialisten aan de slag en leveren we een eerste testomgeving op.”

Stap 2: Eerste kennismaking

“Een nieuw systeem is een kwestie van wennen, maar we willen de gebruikers er zo plezierig mogelijk kennis mee laten maken. Eerst nog met een testomgeving, waarin de database van het oude systeem is geconverteerd. Hierin wordt een grondige controle van de data uitgevoerd. Ook geven we de eerste trainingen aan functioneel beheerders, zodat ze tot in detail leren werken en de omgeving kunnen controleren voor gebruik. En we bespreken met de school alle koppelingen die er straks gelegd moeten worden.”

Stap 3: Puntjes op de i

“Intussen werken we toe naar een uiteindelijke versie waarin de eindgebruiker gaat werken. We leveren tijdens deze fase een definitieve testomgeving op waarin we alle verbeterpunten hebben verwerkt. We checken of alles naar behoren werkt en zetten de punten op de i waar dat nog nodig is. Nu is het tijd om een gedetailleerde voorbereiding van fase 5 uit te werken, zodat alle betrokkenen precies weten wat bij de livegang van ze wordt verwacht.”

Stap 4: Helemaal klaar voor morgen

“De knoppen gaan om. We converteren in deze voorlaatste stap definitief de database van het oude systeem en zijn helemaal klaar voor de overstap.”

Stap 5: Lekker aan de slag

“Tijd om live te gaan. Een spannend en mooi moment. Onze projectleider is natuurlijk op de school aanwezig op deze belangrijke dag. Medewerkers van de leerlingadministratie, docenten en alle andere betrokkenen krijgen tijdens deze fase trainingen. Eenmaal opgestart komt er een vaste relatiebeheerder minstens twee keer per jaar op bezoek voor extra ondersteuning. Vanaf nu gaat de school aan de slag met de nieuwe software. Voor bepaalde thema’s, zoals de examenverwerking, komen we terug op het moment dat het onderwerp van belang is in het schooljaar. Op deze manier kan de school het geleerde meteen in de praktijk toepassen.”

 

Rekening houden met specifieke werkwijzen school
Tijdens de implementatie zijn zogenaamde doelgroepgesprekken van belang. “Deze voer je om erachter te komen welke werkwijzen er zijn binnen de school, zodat je hier bij de overstap rekening mee kunnen houden. Elke implementatie is maatwerk. Ook is scholing niet alleen gericht op het leren kennen van de applicatie, maar kijk je verder en geef je advies over hoe een school bepaalde processen anders kan vormgegeven. In samenwerking met de Somtoday Academie is ondersteuning voor onderwijskundige vraagstukken mogelijk. Daarnaast kunnen we hulp bieden voor een goede communicatie voor, tijdens en na de implementatie door de inzet van een communicatieadviseur. Door de implementatie van Somtoday met deze diensten aan te vullen, wordt het systeem meteen goed ingebed in de organisatie.”

De school heeft tijdens het implementatietraject een vast aanspreekpunt, die ook de meeste scholing van de diverse doelgroepen verzorgt. Deze persoon leert de school dan namelijk goed kennen en kan zo op de beste manier helpen. Op basis van evaluaties van scholen die de overgang hebben gemaakt, bieden we scholen gedurende het eerste jaar ook een vaste servicedeskmedewerker met een rechtstreeks telefoonnummer. Deze collega kent de inrichting van de school goed en kan gebruikers daardoor snel op weg helpen. Op deze manier ondersteunen we scholen optimaal tijdens de overstap, waardoor de vrees voor het gedoe bij overstappen voor een groot gedeelte weggenomen wordt.”

 

Meer nieuws en updates