Het Stedelijk Lyceum Enschede stapt over op Somtoday

“De mogelijkheid om volop te koppelen, spreekt mij aan”

Din Zwan is Hoofd ICT van Het Stedelijk Lyceum Enschede. Een school voor praktijkonderwijs, vmbo, havo, atheneum en gymnasium, met zeven locaties en ruim 3500 leerlingen. Het Stedelijk Lyceum koos pasgeleden voor een overstap naar Somtoday. Begin volgend jaar gaan alle locaties live. “Ten opzichte van het huidige pakket is Somtoday robuuster, gebruiksvriendelijker en toekomstbestendiger. Daarnaast is de prijs aantrekkelijker.”

“In 2004 kozen we voor ons voormalige leerlingadministratiesysteem. We stelden onze eisen op en kwamen op dat systeem uit. De techniek voldeed aan onze eisen en het bedrijf paste bij ons. Gaandeweg kwamen er wat scheuren in de relatie en door de jaren heen ging het steeds verder bergafwaarts. Toen is er een werkgroep opgestart.”

Wat deed die werkgroep?
“Die is met stakeholders gaan praten. De vraag was: passen we het huidige pakket aan of stappen we over op een nieuw pakket? We stelden een Programma van Eisen op vanuit applicatiebeheer en techniek en de leerlingadministratie en zorgafdeling vulden deze aan. Daarmee zijn we gaan shoppen en kwamen al snel tot de conclusie dat er naast onze huidige leverancier één partij was: Somtoday. Daar zijn we ons op gaan focussen.”

Hoe pakten jullie dat aan?
Met een eerste presentatie van Somtoday bij ons schoolmanagement. Vervolgens ging de IT-afdeling naar Somtoday voor een beheerderstraining, om meer diepgaande kennis met het pakket op te doen. Daarna volgde een informatiesessie met de keyholders van de school: de leerlingadministratie, zorgafdeling, roostermakers, decanen, examensecretarissen en onze ICT-coördinatoren voor de onderwijskundige kant. Verder wonnen we referenties in bij een school die al overgestapt was.”

Wat waren de conclusies?
“De techniek van Somtoday is robuuster ten opzichte van ons huidige leerlingadministratiesysteem. Het systeem is toekomstbestendig en volledig webbased, ook een voordeel. Het pakket is gebruiksvriendelijker en de zorgmodule beter ingericht. De school die wij belden gaf ook aan Somtoday beter te vinden. Daarnaast was er het financiële aspect: het prijsvoorstel van Somtoday was beduidend beter.

Parralel hieraan speelde de autorisatiestructuur. Het huidige systeem is niet AVG-proof. Dat kunnen we de makers niet kwalijk nemen, dat probleem lag in onze organisatie, maar het zou wel een hele klus zijn om dat dicht te timmeren. Ook dat speelde mee bij een eventuele overstap.

Een ander belangrijk punt is de mogelijkheden tot koppelen. Somtoday staat open voor andere systemen. De filosofie om dit zo te doen – en niet alles op een eigen eilandje – spreekt mij erg aan en biedt ons keuzevrijheid.”

Hoe creëren jullie draagvlak?
“Communicatie is erg belangrijk. De specialisten zijn wel overtuigd, het is nu zaak om alle andere collega’s te overtuigen. Hiervoor voegden we een externe communicatieadviseur aan ons team toe. Die gaat een plan opzetten. Na de vakantie is er volop aandacht om Somtoday ook bij ouders en docenten te laten landen.”

Hoe ziet de implementatie eruit?
Vanuit Somtoday ligt er een plan. Dat volgen we. Op 4 januari 2021 is Lyceum-breed de livegang, daar hebben we alvast een studiedag voor ingepland. Op dit moment zijn we bezig met een testomgeving en kunnen we issues doorgeven, die verwerkt worden door Somtoday. Vervolgens gaat de implementatie verder.”

Hoe is de situatie over vijf jaar, als het aan jou ligt?
In IT is vijf jaar erg lang. Ik hoop niet op een all-in-pakket, waarmee ik bedoel dat Somtoday van alles aan het pakket toevoegt. Zorg voor een modulair karakter met verschillende leveranciers. Kortom: schoenmaker, blijf bij je leest en koppel met de specialisten. Verder hoop ik op een vergelijkbare situatie als nu met Somtoday: korte lijnen, goed luisteren naar de klant, technisch robuust en open staan voor koppelingen.”

Meer nieuws en updates