Rollen & rechten inregelen en beheren

Rollen & rechten inregelen en beheren
Deel 9 uit de reeks 'Stap voor stap leerling gegevens beveiligen'

Als we onze persoonsgegevens bij een instantie afgeven, dan willen we graag dat alleen mensen die daar iets mee van doen hebben erbij kunnen. Met leerlinggegevens is dat niet anders. Daarom kun je in Somtoday fijnmazig inregelen wie bij welke data mag komen. Je ziet dan als medewerker alleen datgene wat je nodig hebt om je werk te kunnen doen.

Belangrijk voor een AVG-proof school

In het kader van de privacywetgeving is het belangrijk om te weten welke rol(len) een medewerker heeft en tot welke schermen ze dan toegang hebben. Binnen Somtoday wordt per rol ingericht welke rechten de medewerker heeft. Zo kan bijna elk scherm in Somtoday apart geautoriseerd worden om zo de privacyrechten van leerlingen zoveel mogelijk te respecteren.

Hoe werken rollen en rechten in Somtoday?

Een medewerker krijgt rechten toegewezen aan de hand van de soort relatie met de leerling. Bijvoorbeeld, een medewerker is via de stamgroep als mentor gekoppeld aan een groep leerlingen. De rechten vanuit het niveau 'mentor' zorgen ervoor dat de medewerker alleen voor deze leerlingen extra rechten krijgt. Via deze werkwijze worden rollen als het ware "gestapeld" waardoor je maar één keer hoeft in te loggen in Somtoday. 

Eén account met meerdere rollen en rechten

Somtoday bestaat uit één omgeving waar elke gebruiker (leerlingen, ouders en medewerkers) op inlogt. Voor maximaal gebruiksgemak heeft elke gebruiker slechts één inlogaccount. Dit account is gekoppeld aan één of meerdere rollen. Per rol worden de lees- en schrijfrechten per scherm bepaald. Rollen zijn volledig zelf door de school in te stellen. De school bepaalt dus zelf wie op welk scherm in Somtoday mag lezen of schrijven. Rollen zijn in te richten op:

  • Instellingsniveau
  • Vestigingsniveau;
  • Mentorniveau;
  • Afdelingsniveau
  • Begeleidersniveau

Overzicht van de rollen en rechten

Ben je even het overzicht kwijt van wie welke rechten waartoe heeft? Als je een overzicht wil maken van alle rollen en bijbehorende rechten in jouw schoolorganisatie, dan kun je een overzichtelijke export maken. Hier zijn twee exportmogelijkheden voor binnen Somtoday:

  1. Beheer> Instelling> Rollen en rechten> CSV rollen per medewerker. (In dit bestand wordt per medewerker weergegeven welke rollen hij/zij heeft.)
  2. Beheer> Instelling> Rollen en rechten> [een rol]> CSV rechten. (In dit bestand wordt per rol weergegeven welke rechten er zijn aangezet.)

De combinatie van deze twee exportmogelijkheden geeft een overzicht van welke rollen en rechten een medewerker heeft en daarmee de toegang tot welke schermen met getoonde gegevens.

Meer weten rollen en rechten in Somtoday?

Wil je meer informatie over hoe je rollen en rechten in Somtoday inregelt en beheert? Lees dan de handleiding over rollen en rechten. Daarin leer je over autorisatie categorieën, autorisatie niveaus, nieuwe categorie en/of rol, aanpassen bestaande rol, koppelen personeel. Ben je een Somtoday applicatiebeheerder, dan kun ook contact opnemen met de Somtoday servicedesk.