Somtoday ontwikkelde een nieuwe koppeling die digitaal aanmelden nog makkelijker en efficiënter maakt. We testten deze koppeling samen met Leerlinq. Hier konden gebruikers voor het eerst aanmelden op de ‘nieuwe manier’, zodat iedere school voor de aanmeldperiode een gestroomlijnd proces heeft.
Vastloper
Jaco van der Molen kijkt met zijn armen over elkaar naar zijn scherm in de zaal van de Cantharel in Apeldoorn. “Ik kan even niks”, zegt de functioneel beheerder en administratieve alleskunner van Northgo College in Noordwijk. Zijn collega’s aan andere tafels klikken fanatiek door. Probleem? “Nee hoor, hij loopt alleen even vast. Maar dat is juist het mooie van vandaag. Ik kan nu gewoon oefenen, uitproberen en tegen allerlei dingen aanlopen. De mensen van Somtoday en Leerlinq staan naast je om te helpen. Dat is een stuk prettiger dan in je eentje uitproberen.”
Van papier naar digitaal
Jaco van der Molen is één van de 25 Somtoday-gebruikers die de nieuwe koppeling met Leerlinq uitprobeert tijdens een centrale testdag. Door de nieuwe koppeling worden aanmeldgegevens als namen, contactgegevens, schooladvies of bijlagen één klik op de juiste manier in Somtoday geregistreerd. Dat scheelt veel werk en minimaliseert de kans op verkeerde, of onvolledige informatie. En dat is met de sterk ingekorte aanmeldperiode van dit schooljaar erg handig. Vooral wanneer je de stap van papier naar digitaal maakt.
Van 25 naar 5 minuten
“Een aanmelding kostte tot dit jaar zo’n 25 minuten per leerling, voor zo’n 200 leerlingen per jaar”, zegt Jaco van der Molen. “Je belt even over een onduidelijk geschreven e-mailadres, checkt voor de zekerheid een naam of moet op zoek naar onvolledige gegevens. Dat gaat snel. Met het digitaal aanmelden werd die tijd al zeker gehalveerd en met deze koppeling verwacht ik nog maar 5 minuutjes bezig te zijn.” Sigrid Jasper, secretaresse en roostermaker op De Nieuwe Veste in Hardenberg herkent dit: “Ik doe alles alleen, dus dat was best een grote uitdaging. Nu kan ik de aanmeldingen gewoon naast mijn andere werkzaamheden doen. De digitalisering scheelt tijd en geeft zekerheid van goede informatie. En hoe meer bijlagen en vrije velden je als school biedt (denk aan dyslexieverklaringen, of zelfs voorkeur voor een klas), hoe meer tijd het scheelt.”
Belangrijke feedback
De gebruikers reageren enthousiast op de mogelijkheden, al loopt er soms iemand tegen een hobbel aan. “Wij ontdekken door deze testdag allerlei aanmeldmethoden en -scenario’s die we nog niet kenden, doordat veel scholen en regio’s daarin verschillen”, zegt Christiaan van der Weegh, product owner van Somtoday. “Deze bevindingen en feedback verwerken we nu in het systeem, zodat iedere school in straks in de centrale aanmeldweek op zijn eigen manier kan registeren. Het is heel prettig om hierin directe feedback van de mensen in het werkveld te krijgen en daarmee ons product én de samenwerking met Leerlinq te verbeteren.”
Met vertrouwen naar maart
In de loop van de testdag hangen steeds meer gebruikers ontspannen achterover. De functioneel beheerder van Fierder Onderwijs uit Friesland is tevreden: “Volgens mij staat alles op de juiste plek in Somtoday. Met de duidelijke uitleg was het eigenlijk best makkelijk.” Sigrid Jasper loopt nog tegen wat laatste dingetjes aan, maar maakt zich niet druk. “Als het nu niet lukt, dan lukt het later wel. Dit is een mooie kans om alles goed in te richten en ik heb er alle vertrouwen in dat het in de aanmeldweek straks allemaal klopt.”
