Het Griftland over Schoolcommunicatie: “Einde aan de wirwar van kanalen”

Van doolhof naar één centrale plek

Lange tijd was de communicatie op het Griftland een doolhof van systemen. Onder andere WIS, WhatsApp, Outlook en Teams liepen kriskras door elkaar. De administratie was verantwoordelijk voor zowel schoolbrede berichten als specifieke communicatie naar groepen. Deze versnipperde werkwijze zorgde voor synchronisatieproblemen en eiste veel extra administratieve handelingen. “Kortom, de communicatie was versnipperd en niemand wist meer waar wat precies stond,” stelt Paul. Om die reden zocht de werkgroep communicatie (bestaande uit Irene, Paul en later ook Claudia) naar een ultieme, geïntegreerde oplossing in het primaire systeem. De wens was simpel: één gebruiksvriendelijk platform dat communicatie, informatie en administratie eindelijk écht samenbrengt.

“We wilden écht afscheid nemen van alle losse kanalen en alles bundelen op één centrale plek” – Irene Rog, decaan en applicatiebeheerder bij het Griftland.

Het co-creatietraject

Hoewel het doel van het Griftland al lang helder was, liet de perfecte totaaloplossing op zich wachten. Andere systemen bleken het in de praktijk vaak ‘net niet’ te zijn of kostten te veel geld. “Toen onze relatiemanager Laura Ekelschot het co-creatietraject voor Schoolcommunicatie aankaartte, viel alles op zijn plek en was de keuze snel gemaakt,” vertelt Irene. 

Irene vond het waardevol om bij Somtoday aan de tekentafel te mogen zitten. Omdat het Griftland al jaren nadacht over de eigen wensen, kwam de school dan ook goed beslagen ten ijs. “Het is erg prettig dat je als school kunt meedenken over de ontwikkeling van een systeem dat je dagelijks gebruikt,” stellen Paul en Irene. Een belangrijke voorwaarde om mee te doen aan het traject was de komst van tweezijdige communicatie. En met succes. Somtoday heeft inmiddels functionaliteiten zoals schoolinformatie en templates toegevoegd, en onderzoekt op dit moment de mogelijkheden voor tweezijdige communicatie. Over dit gehele traject is de werkgroep zeer te spreken. “Er waren korte lijntjes en we bleven goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen,” vertelt Irene.

Een vliegende start

Na de aftrap van het co-creatietraject in januari 2025 ging het Griftland aan het begin van het schooljaar 2025/2026 direct live met de module. Waar de implementatie van een nieuw systeem normaal gesproken gepaard gaat met vele protocollen, verliep deze overgang heel anders. “Qua beleid hebben we in eerste instantie nauwelijks wat veranderd,” vertelt Irene. Omdat de administratie voor de overstap ook alle schoolbrede berichten verzorgde, startten zij logischerwijs als eerste met de module. Op het moment dat Irene de handleidingen had doorgenomen en de mogelijkheden had uitgelegd, ging de administratie direct aan de slag. “We stonden er toen erg ontspannen in, want we hielden ons oude systeem nog een tijdje als vangnet in de lucht,” vertelt ze. Wel hield Irene sinds de livegang een vinger aan de pols door regelmatig even binnen te wandelen voor extra begeleiding. Uiteindelijk bleek de module zo intuïtief dat deze naadloos in de dagelijkse werkwijze integreerde. 

Ook voor de ouders en verzorgers verliep de overstap geruisloos. Dankzij de heldere communicatie, vertrouwde omgeving en handige FAQ-pagina vond iedereen direct zijn weg. “We hebben nagenoeg geen klachten ontvangen na livegang,” vertellen Claudia en Irene enthousiast.

Ervaringen & toekomst

De ervaringen van de ouders en verzorgers zijn overwegend positief. “Zij vinden het handig dat alle communicatie in één omgeving plaatsvindt en dus makkelijker terug te vinden is. Een onafhankelijke peiling van de ouderraad uit december 2025 bevestigde dit succes: maar liefst 92% is zeer tevreden over Somtoday als centraal communicatiekanaal,” vertelt Irene. 

Die hoge tevredenheid is ook op de werkvloer merkbaar. Inmiddels is het bekende ‘vliegtuig-icoontje’ onmisbaar in de dagelijkse routine. Van excursiebrieven en nieuwsbrieven tot verbouwingsupdates, alles verloopt nu efficiënt via Schoolcommunicatie. Voor medewerkers is de optie om berichten vooraf in te plannen daarbij een groot pluspunt. Ook de interne communicatie loopt nu een stuk soepeler. “De administratie voegt medewerkers nu heel eenvoudig toe aan de ontvangersgroepen. Zo krijgen zij automatisch dezelfde updates als de ouders, verzorgers en leerlingen, en is iedereen direct op de hoogte,” vertelt Claudia.

Hoewel de administratie momenteel nog de voornaamste gebruiker is, kijkt de school vol vertrouwen vooruit. Vanaf komend schooljaar communiceren docenten en mentoren zelfstandig via de module. Tegen die tijd zorgen de templates ervoor dat elk bericht – ongeacht de afzender – in exact dezelfde, herkenbare huisstijl de deur uitgaat. 

Advies van het Griftland

Voor scholen die de overstap overwegen, is het advies van Paul stellig: “Onze school bediscussieert normaal alles, net zoals andere scholen, maar deze module ging erin zonder slag of stoot. Ga het niet overdenken, maar gewoon doen! Deze module werkt namelijk zo intuïtief, dat iedereen er direct mee uit de voeten kan.” 

Irene en Claudia voegen daaraan toe dat de implementatie valt of staat met aandacht. “Je moet het écht samen doen,” legt Irene uit. Door heldere werkafspraken te maken en als applicatiebeheerder structureel te blijven inchecken bij de gebruikers, neem je collega’s eenvoudig mee in de nieuwe manier van werken. Met die interne steun verloopt de overstap naar de module Schoolcommunicatie een stuk soepeler.

Benieuwd naar meer informatie over de module Schoolcommunicatie? Lees hier meer!