De succesvolle overstap van Openbaar Onderwijs Groningen
Openbaar Onderwijs Groningen, met maar liefst 16.000 leerlingen onder haar hoede, besloot in 2024 de oude inrichting te herzien en de organisatie klaar te stomen voor de toekomst. De zoektocht naar een nieuw leerlingadministratiesysteem (LAS) leidde via een aanbestedingstraject met SIVON tot de keuze voor Somtoday. Dit betekende een overstap van LAS voor de elf VO-scholen van Openbaar Onderwijs Groningen. We spraken met projectleider Leen van Wijngaarden over deze overstap, de projectorganisatie en de samenwerking met Somtoday.
De implementatiefase
“Na de gunning in oktober 2024 gingen we direct aan de slag,” vertelt Leen. In november werd de implementatie opgestart en in de zomer van 2025 stapte de organisatie definitief over naar het nieuwe systeem. “De implementatie voor elf scholen was een stevige klus, dus tuigden we direct een brede projectorganisatie op,” vertelt Leen van Wijngaarden. Als projectleider stuurde Leen op het onderwijs en de planning. Zijn collega Geert Fabriek overzag de technisch-inhoudelijke kant. Samen werkten ze nauw samen met projectleider Roniel Scholma vanuit Somtoday.
In deze opzet vormde het centrale team applicatiebeheer de spil tussen de key-users, ICT en de projectleiding. Tegelijkertijd kreeg elke school een eigen, decentraal team. Deze teams bestonden uit onder andere key-users, teamleiders en roostermakers, die zelf de regie hielden over hun voorbereidingswerkzaamheden en inrichting. “Onze decentrale inrichting bleek een succes,” benadrukt Leen, “maar we leerden wel dat heldere communicatie met en een mandaat van de rectoren daarbij echt een must zijn.”
De samenwerking met Somtoday
Tijdens het gehele traject werkte Openbaar Onderwijs Groningen nauw samen met Somtoday-consultants Jelle Punt en Roniel Scholma én met relatiemanager Jeffrey Ras. “Hun proactieve en meedenkende houding gaf direct vertrouwen,” blikt Leen terug. Een strak projectplan, een helder trainingsschema en intensieve begeleiding vormden de basis voor een succesvolle implementatie.
Somtoday zette de trainingen en werkbijeenkomsten sterk en doordacht op. De juiste timing hiervan was cruciaal, net zoals het commitment en de betrokkenheid van de deelnemers op elke school. “Al met al hebben we de samenwerking met Somtoday als zeer prettig en betrokken ervaren.”
De livegang
“De laatste weken van de zomervakantie waren ontzettend intensief,” vertelt Leen. “We moesten alles klaarzetten voor docenten en leerlingen voor de start van het nieuwe schooljaar.” Juist op dat moment bewees Somtoday haar waarde. “De begeleiding was op de juiste momenten aanwezig om de puntjes op de i te zetten en de laatste details in het systeem te regelen,” blikt hij terug. “Dit gaf ons veel vertrouwen.”
Toen het schooljaar eenmaal begon, brak het echte moment van de waarheid aan. “We merkten dat het er ná de zomer écht op aankomt,” benadrukt Leen. Dit vraagt in de praktijk namelijk nog meer van de organisatie dan het implementatietraject zelf. Hij waarschuwt daarom dat de livegang absoluut niet het eindstation is. “Het besef dat dit ook tijd kost, is cruciaal. Onderwijsprocessen veranderen, dus je moet echt ontdekken hoe dit in Somtoday werkt.“
Een geruststellende boodschap
Op de vraag welke tips hij mee zou geven aan scholen die ook overstappen van LAS, is Leen duidelijk. “Zorg dat je op tijd begint,” zegt hij direct. “Neem het traject serieus en zorg voor een duidelijke projectaansturing. Hierbij is een decentrale inrichting met key-users echt een must!”
Daarnaast deelt hij nog een specifieke tip over de planning. “Het implementatietraject is intensief, maar het echte werk begint pas ná de implementatie.” Plan daar absoluut genoeg tijd voor in. “Reken in totaal een jaar voor de implementatie en reserveer daarnaast nog minimaal één jaar voor het inrichten en bijschaven.”
Tot slot heeft Leen wel een geruststellende boodschap voor scholen. “Het lijkt vooraf allemaal heel spannend, maar de begeleiding van Somtoday is echt heel goed. Zorg voor commitment, betrokkenheid en menskracht vanuit de scholen, dan is het allemaal goed te doen.”