“De werkdruk op de administratie is afgenomen”
Het invoeren van het Programma van Toetsing en Afsluiting kost (de administratie van) een school elk jaar weer zeeën van tijd en is foutgevoelig. Somtoday heeft hiervoor een oplossing: de PTA-functionaliteit. Silke Koenen van het Maaswaal College: “We raden het iedereen aan om hiermee te werken. Je kunt de werkdruk zo veel beter spreiden.”
De PTA-functie biedt scholen de mogelijkheid om de werklast van het invoeren van het complete toetsdossier op te splitsen in kleine delen en het invoerwerk aan kleine groepen toe te kennen. Dit bespaart veel tijd, doordat de werklast zo verdeeld wordt over de verschillende stakeholders. Vaak wordt het invoeren van het PTA gedaan binnen de vaksecties. Deze vaksecties bestaan namelijk uit de mensen die het PTA hebben samengesteld en veel kennis hebben over de opbouw van het PTA.
Verantwoordelijkheden spreiden
“In het schooljaar 2014/2015 startten wij met het gebruik van de PTA-functie”, vertelt Silke Koenen, applicatiebeheerder Somtoday op het Maaswaal College in Wijchen. “De reden hiervoor was om de invoer en de verantwoordelijkheid van het PTA neer te leggen bij de vaksecties en de examensecretaris. De examensecretaris bewaakt het proces rondom de invoer van de PTA’s en voorziet de vaksecties van op- en aanmerkingen. De examensecretaris kan zelf overzichtelijke rapportages van het PTA opvragen. Handig dat we de rapportages zelf naar wens in Business Objects kunnen aanpassen en deze voor de examensecretarissen van onze school beschikbaar kunnen maken.”
Naast een spreiding van de verantwoordelijkheden is er volgens Silke nog een voordeel. “Door op deze manier te werken, is de werkdruk op de administratie afgenomen. Voorheen leverden de vaksecties een format aan en klopte de leerlingenadministratie het PTA in. In de nieuwe situatie is dit dus niet meer nodig, de secties voeren het PTA zelf in. Dit scheelt de administratie veel tijd.”
Eigen tempo en eenduidig
“Met deze PTA-functie werken secties op eigen tempo aan de invoer van het PTA. Zij voeren het PTA eenduidig in. Wij gebruiken hiervoor onze eigen handleiding”, vervolgt Silke. De examensecretaris is nauw betrokken is bij dit proces. “Het invoeren en bewaken van het PTA wordt neergelegd bij de juiste medewerkers.”
Het Maaswaal College heeft ook enkele wensen, zoals het collectief kunnen kopiëren van PTA toetsen examenjaar en het aanpassen of toevoegen van een toets in hetzelfde scherm en niet in een apart venster. Via het ideeënbord van Somtoday kunnen dit soort wensen doorgeven worden. Als een wens voldoende stemmen krijgt, neemt Somtoday deze mee in de ontwikkeling.
Het Maaswaal College is erg tevreden over de PTA-functie. “We raden het iedereen aan om hiermee te werken. De werkdruk van de administratie neemt af. De PTA-groepen worden ingericht op een rustig moment, evenals het kopiëren van de toetsen naar het nieuwe schooljaar. Je kunt de werkdruk dus veel beter spreiden.”
Silke Koenen
Applicatiebeheerder bij het Maaswaal College
