De jaarlijkse gegevensopschoning. Dat ruimt mooi op!

'Deel 5 uit de reeks 'Stap voor stap leerling gegevens beveiligen'

Soms moet je er even met de bezem doorheen; je leerlingadministratie. Hoeveel leerlingen staan er nog in die al jaren geleden van school zijn gegaan? Wanneer de bewaartermijn van de privacygevoelige leerlinggegevens en zorgdata zijn verstreken moet je deze, mede afhankelijk van het soort gegevens, verwijderen. Wie weet is het dus hoog tijd voor een jaarlijkse schoonmaak, maar als je de bewaartermijn in Somtoday goed instelt dan heb je er de volgende keer bijna geen werk meer aan.

Ontdek de tool gegevens opschoning

Handmatig al die gegevens verwijderen is natuurlijk een hele klus. Gelukkig heeft Somtoday een handige gegevens opschoon- en signaleringsfunctie waarmee je op een dashboard bij een vooraf gedefinieerde groep leerlingen kunt aangeven welke informatie er wanneer verwijderd moet worden. Somtoday verwijderd namelijk niets uit zichzelf.

Maak gebruik van de signaleringsfunctie

Somtoday bevat een signaleringsfunctie die je waarschuwt wanneer er mogelijk nog gegevens van leerlingen in het systeem staan die volgens de door jou ingestelde bewaartermijnen niet meer bewaard mogen worden. Op het dashboard zie je dan meldingen welke gegevens verwijderd moeten worden. Het verwijderen van gegevens kun je ook instellen voor een selectie leerlingen.

Hoe stel ik het allemaal in?

Dat kun je lezen in deze handleiding. Je leest in de handleiding over het instellen van bewaartermijnen, hoe je een selectie maakt van leerlingen, het instellen van opschoning termijnen en het verwijderen van in- en uitschrijving gegevens. Kom je er niet uit? Bel dan even de servicedesk. Een goed en tijdig ingestelde gegevens opschoning scheelt je een hoop werk achteraf en tijdens de drukke weken van het nieuwe schooljaar.

Meer weten over de jaarlijkse gegevens opschoning?

Wil je meer informatie over het maken van een jaarlijkse gegevens opschoning in Somtoday? Neem dan contact op met Somtoday of de servicedesk van Somtoday.

Meer nieuws en updates