Stichting Alterius over de VSO-dienstverlening van Somtoday.
Hoe ga je als VSO-school slim om met een leerlingadministratie en -volgsysteem als Somtoday? Voor veel VSO-scholen is het een uitdaging om het systeembeheer goed te organiseren, zeker wanneer kennis verspreid is en medewerkers vertrekken. Stichting Alterius, een onderwijsorganisatie voor jongeren met gedrags- of psychiatrische problematiek, liep tegen deze situatie aan en besloot gebruik te maken van de VSO-dienstverlening. Wat levert dat op? En hoe gaat dat in zijn werk? We spraken met Eline Weerts (teamleider bedrijfsvoering) en Pascal Steinbusch (teamleider onderbouw) over hun ervaringen en de impact van deze overstap.
De uitdagingen bij Stichting Alterius
Voor VSO-scholen, zo ook Stichting Alterius, is het organiseren van onderwijs complexer dan in het reguliere voortgezet onderwijs. “Afwijkende curricula en individuele leertrajecten vragen om meer maatwerk in de systemen waarmee gewerkt wordt,” aldus Eline Weerts.
Binnen Alterius was de kennis over Somtoday afhankelijk van een klein aantal medewerkers. Toen enkele belangrijke schakels vertrokken, ging tegelijkertijd veel cruciale kennis verloren. Pascal Steinbusch, toen net gestart als teamleider onderbouw, kreeg de verantwoordelijkheid: “Ik had nooit eerder met Somtoday gewerkt, maar iemand moest het gat opvullen.” Al snel werd duidelijk dat de inrichting van het systeem lastig te overzien was. Deze kwetsbaarheid zette de stichting aan het denken. Hoe zorg je dat processen blijven draaien, zonder telkens opnieuw het wiel te moeten uitvinden? Na diverse gesprekken met relatiebeheerders vond Stichting Alterius het antwoord in de nieuwe VSO-dienstverlening van Somtoday.
“We zijn speciaal binnen het speciaal onderwijs. En juist daarom is het zo fijn dat we met iemand werken die geen standaardoplossingen aandraagt, maar echt meedenkt.” – Eline Weerts.
Wat houdt de VSO-dienstverlening in?
Op veel VSO- en PRO-scholen is het beheren van Somtoday geen aparte functie, maar een taak die medewerkers ‘erbij doen’. Daardoor ontbreekt vaak structurele aandacht voor het systeem en verdwijnt cruciale kennis als iemand vertrekt. Het gevolg? De continuïteit van belangrijke processen, zoals de jaarovergang of het OPP-beheer, komen onder druk te staan.
Om scholen hierin te ondersteunen, is de VSO-dienstverlening van Somtoday in het leven geroepen. Met deze dienst krijgen scholen een vaste consultant die niet alleen meedenkt bij de inrichting, optimalisatie en het oplossen van knelpunten in Somtoday, maar ook daadwerkelijk taken uit handen kan nemen. Omdat deze consultant de school goed leert kennen, sluit de ondersteuning naadloos aan bij de praktijk. De inzet is flexibel: op afstand of op locatie, en mogelijk op basis van losse uren of een strippenkaart. Zo blijven processen soepel verlopen en houden scholen meer tijd over voor wat echt telt: goed onderwijs.
De ervaring van Stichting Alterius
Stichting Alterius schakelde de VSO-dienstverlening in voor ondersteuning bij de jaarovergang. Al snel breidde die hulp zich uit naar bredere ondersteuning, zoals het inrichten van de roosters en het oplossen van knelpunten in de groepsindeling.
Jelle Punt werd al snel een vertrouwd aanspreekpunt. Hij helpt niet alleen bij praktische vragen, maar denkt ook actief mee over de inrichting en toekomstbestendigheid van Somtoday. “Hij stelt vragen die ons aan het denken zetten over keuzes uit het verleden,” vertelt Eline Weerts. Zo wees hij Stichting Alterius op nieuwe mogelijkheden, zoals het maatwerkdossier. Hierdoor begrijpen we het systeem beter en gebruiken we het efficiënter. Volgens Eline zit de winst niet alleen in de inhoud, maar ook in de tijd: “We hoeven niet meer eindeloos te zoeken of te proberen. Jelle legt het uit of regelt het. En wij kunnen door.”
“De manier van contact hebben met je contactpersoon, bepaalt ook hoe prettig je de hele dienstverlening ervaart.” – Pascal Steinbusch
VSO-dienstverlening met blijvende impact
Dankzij de VSO-dienstverlening heeft Stichting Alterius weer grip op het beheer van Somtoday. Niet alleen is de continuïteit van administratieve processen geborgd, ook bij personeelswisselingen blijft de benodigde kennis behouden. “De inrichting is toekomstbestendig en overzichtelijker, wat zorgt voor meer rust en structuur,” vertellen Eline en Pascal. De dienstverlening voorkomt niet alleen problemen, maar verhoogt ook de kwaliteit van het werk. “Je weet nu zeker dat het goed gebeurt,” zegt Eline. Volgens Pascal Steinbusch helpt de samenwerking om verder vooruit te kijken: “Het is een vorm van samenwerking waarin ruimte ontstaat voor reflectie, leren en verbeteren.”
Het advies van Eline en Pascal aan andere scholen in vergelijkbare situaties is dan ook helder: “Wacht niet tot cruciale kennis verdwijnt of processen vastlopen. Laat een expert meekijken, dat is namelijk echt van meerwaarde. Zo’n APK helpt VSO-scholen om duurzaam en doordacht met hun systemen te werken. “En dat is precies wat nodig is,” aldus beide teamleiders.
Meer weten over onze VSO-dienstverlening? Bekijk het via onze VSO-service pagina.