‘Pieter wist precies waar de knelpunten zouden komen’

Overstap

Het Commanderij College heeft een roerige periode achter de rug. De school fuseerde in coronatijd met het Jan van Brabant College en het Willibrord Gymnasium tot Onderwijsgroep Oost-Brabant. Dat werd direct gevolgd door een overstap van Magister naar Somtoday. Waarom? “Vanuit de nieuwe stichting wilden we werken met één leerlingadministratiesysteem (LAS) en daarvoor was Somtoday favoriet. Het werkt makkelijk samen met andere applicaties, zonder extra inlogs, en is sterk op het gebied van privacy- en databescherming, zeker via Somtoday Connect. Dat was doorslaggevend.”

Tijd 

Aan het woord is Maarten Selten. De directeur van Jan van Brabant College Deltaweg werd aangesteld als projectleider voor de implementatie bij zijn collega-school. Een logische keuze, omdat hij daarvoor meer dan 13 jaar op de scholen van Commanderij College rondliep. “Ik was enerzijds degene die met een blik van een buitenstaander keek, maar ook als iemand met een onderwijskundige achtergrond, die de mensen kent en hun vragen en zorgen begreep. En misschien wel het belangrijkste: ik had ook echt de tijd om dit project te leiden. Mensen maken zich zorgen als ze ineens op een andere manier moeten werken dan ze gewend zijn, dat is logisch. Doordat ik tijd had kon ik echt aandacht besteden aan het informeren, het activeren en enthousiasmeren van mensen binnen de organisatie.”

Van angst naar vertrouwen

Dat informeren en betrekken gebeurde vervolgens ook tijdens het implementatieproces. Niet alleen door Maarten, maar ook door Somtoday-consultant Pieter Houtman. “Pieter hield interviews om vanuit iedere gebruikersgroep informatie op te halen. Welke informatie heb je nodig? Hoe wil je die inzichtelijk maken? En waar hebben jullie behoefte aan? En welke vragen heb je zelf? De wensen kwamen vervolgens terug in de inrichting van Somtoday. Iedereen kon meedenken. Dat maakte dat de angst overging in vertrouwen.”

Realistische verwachtingen

Niet dat alles vlekkeloos verliep. “We zitten ook nog in een transitie van ID-provider, waardoor er zorgen zijn over of onze leerlingen straks probleemloos bij hun lesmateriaal kunnen, en we kampen met een tekort aan applicatiebeheerders. Het prettige is dat Pieter ons daar al vroeg voor waarschuwde en in begeleidde. Hij doorzag het proces, kon denken vanuit het onderwijs én de techniek en wist waar de knelpunten zouden komen. Dat zorgde ervoor dat we realistische verwachtingen hadden vooraf, niet tegen verrassingen aanliepen in het proces en op tijd werkten aan goede oplossingen.”

Gestaag vooruit

Met Maarten voor de interne communicatie en Pieter als inhoudelijke kracht vordert de implementatie gestaag. “De tweede oplevering van de data wordt nu gecontroleerd en dat gaat goed. We weten waar de komende tijd onze uitdagingen liggen, waarbij vooral het vinden en inwerken van applicatiebeheerders het belangrijkste is. Er zullen vast nog wat hobbels zijn voor het nieuwe schooljaar, maar we hebben er alle vertrouwen in dat we samen met Somtoday gaan zorgen voor een goede afloop.”

Belangrijkste adviezen

Met de ervaringen van de implementatie kan Maarten een aantal belangrijke adviezen geven aan scholen die een overstap overwegen. “Zorg er allereerst voor dat je intern mensen de leiding geeft over het project die het er niet ‘bij hoeven te doen’, maar toegewijd zijn én tijd hebben. Bij voorkeur iemand uit het onderwijs en iemand met een ICT-rol, dan komen alle belangen samen. En neem de zorgen van je personeel serieus. Alleen door goed te luisteren en mensen te betrekken zorg je voor het draagvlak dat nodig is voor zo’n groot project. Deze zaken zijn voor ons heel belangrijk geweest.”