Minder papier, meer overzicht: digitaal ondertekenen van OPP
Binnenkort introduceert Somtoday een nieuwe functionaliteit binnen de Leerling- en Ouderomgeving van Somtoday: het digitaal ondertekenen van het ontwikkelingsperspectiefplan (OPP). Met deze uitbreiding maken we een belangrijk, maar vaak tijdrovend proces een stuk efficiënter en veiliger. We spraken met Pieter Houtman, Productmanager onderwijsondersteuning, over hoe deze functionaliteit is ontstaan. Wat kunnen we verwachten en wat gaat scholen dit in de praktijk opleveren?
Waarom digitaal ondertekenen?
Scholen ervaren in de praktijk dat het ondertekenproces rondom het OPP efficiënter kan en willen dit volledig digitaal kunnen uitvoeren. Het opstellen van het OPP kan al in Somtoday, maar het ondertekenen verloopt nog via papier of e-mail. Dat zorgt voor extra handelingen en weinig overzicht over de status van de ondertekeningen. Daarbij speelt ook privacy een belangrijke rol: het OPP bevat gevoelige informatie over het welzijn en de ondersteuning van een leerling. “Dat soort documenten wil je niet laten rondzwerven, niet op papier en niet via mailboxen,” vertelt Pieter Houtman. Somtoday ontwikkelde daarom de functionaliteit digitaal ondertekenen, zodat scholen het proces van ondertekenen veilig en volledig digitaal kunnen uitvoeren binnen Somtoday.
Van onderzoek naar oplossing
Scholen en betrokkenen, zoals zorgcoördinatoren, mentoren en administratief personeel, deelden in gesprekken waar het ondertekenproces efficiënter kon. Op basis van deze inzichten gingen we in gesprek met onze collega’s van ParnasSys, die al een ondertekenportaal hadden. We creëerden zo een oplossingsrichting en toetsten deze via een enquête. Het onderzoek bevestigde uiteindelijk ons vermoeden: “Scholen willen het proces digitaal, gebruiksvriendelijk en juridisch correct kunnen afhandelen,” aldus Pieter.
De functionaliteit: digitaal ondertekenen
Vanaf halverwege Q2 kunnen scholen het OPP niet alleen opstellen in Somtoday, maar ook direct digitaal laten ondertekenen. De school start het ondertekenproces door het door hen gewenste BO-rapport te selecteren, een begeleidende tekst toe te voegen en de ondertekenaars te bepalen. Zodra dit is ingesteld, kan de school het verzoek versturen. Via een overzichtsscherm houden scholen grip op alle ondertekenverzoeken en hun actuele status. Vanuit dit overzicht kunnen verzoeken, indien nodig, ook eenvoudig worden ingetrokken.
Zodra het OPP klaarstaat voor ondertekening, krijgen ouders/verzorgers en leerlingen een melding in de Leerling- & Ouderomgeving van Somtoday én een bericht in de e-mailbox. Ze hebben twee weken de tijd om te ondertekenen, en een paar dagen voor het verstrijken van deze deadline sturen we een herinnering per e-mail. Bij het openen van het document geven ze aan of ze akkoord of niet akkoord gaan, en kunnen ze een zienswijze toevoegen. Zodra de keuze bevestigd is, is de ondertekening direct definitief en juridisch geldig. “Op deze manier voldoen we aan de basisvereisten van digitale ondertekening,” aldus Pieter Houtman.
“Een OPP kan meerdere keren per jaar worden aangepast,” legt Pieter Houtman uit. “Het gebruik van pdf-bestanden zorgt ervoor dat we de versiehistorie direct als documenten kunnen opslaan, waardoor het voor zowel de school als de ouders/verzorgers overzichtelijk en inzichtelijk blijft.”
Wat levert scholen dit op?
Digitaal ondertekenen bespaart scholen tijd en geeft meer overzicht. Ze hoeven niet langer handmatig bij te houden wie al heeft ondertekend of achter ontbrekende handtekeningen aan te gaan. Ook vindt het volledige proces plaats binnen één veilige omgeving, wat bijdraagt aan de bescherming van privacygevoelige gegevens.
Daarnaast verbetert de communicatie met ouders/verzorgers en leerlingen. “We hopen dat de drempel voor verzorgers om te reageren zo flink lager wordt, en dat het proces voor de scholen niet vastloopt in de administratieve afhandeling,” zegt Pieter. Scholen zien altijd de voortgang, en ouders/verzorgers weten precies waar ze aan toe zijn.
Vooruitblik: wat brengt de toekomst?
Voor nu richten we ons op de uitrol van het digitaal ondertekenen van het OPP,” vertelt Pieter Houtman. “We gaan actief feedback van scholen verzamelen om het proces continu te verbeteren.”
Op de lange termijn willen we digitaal ondertekenen ook mogelijk maken voor andere documenten, zoals excursiebrieven of toestemmingsformulieren. Het doel is om een uniforme, veilige manier van digitaal ondertekenen binnen Somtoday te creëren, zodat scholen hun administratieve processen eenvoudiger en efficiënter kunnen uitvoeren.”
*Het huidige papieren proces van documenten ondertekenen blijft als alternatief beschikbaar.
*Digitaal ondertekenen is beschikbaar wanneer je toegang hebt tot de Leerling & Ouder omgeving in Somtoday