Waar te beginnen als je een ander leerlingvolgsysteem voor je school overweegt?

Eerst beslissen dan nadenken

De eerste vraag is: Willen we nu wel of niet wat anders? Pas daarna ga je kijken waarom je het wilt, gevolgd door hoe. Zo voorkom je dat je weer in de twijfelfase terugvalt als je niet meteen ziet hoe je iets voor elkaar kunt krijgen. Het waarom sterkt je motivatie om het te doen en biedt perspectief voor de toekomst. Een stip op de horizon om naar toe te werken.

Kijk alvast 5 jaar vooruit

Kijk alvast 5 jaar vooruit. Hoe staan jullie dan in het onderwijs? Wat is er dan nodig? Want wie alleen naar de uitdagingen van vandaag kijkt vergeet waarschijnlijk de benodigdheden voor morgen. Wat zou een leerlingvolgsysteem moeten bijdragen aan jullie huidige en toekomstige uitdagingen?

Mensen meekrijgen met behulp van onderzoek

Als er in een organisatie besloten wordt tot het aanschaffen van een nieuw leerlingvolgsysteem, dan zijn er altijd mensen die met frisse tegenzin moeten meebewegen. Er breekt een periode aan van mensen meekrijgen, medewerkers trainen, ouders en leerlingen inlichten, data overzetten en plannen. Om een overstap kracht bij te zetten zou je een onderzoek kunnen doen naar de tevredenheid van jullie huidige leerlingvolgsysteem. Zo krijg je zicht op de pijnpunten en weet je precies wat het nieuwe leerlingvolgsysteem beter moet doen. Daarnaast voelt iedereen zich gehoord en creëer je draagkracht voor je beslissing.

Wil je weten hoe andere scholen door dit proces zijn gegaan? Download deze whitepapers.

Pak dus een pen en papier en beantwoord met je organisatie bijvoorbeeld de volgende vragen, zodat je beslagen ten ijs komt wanneer je overstapt naar een nieuw leerlingvolgsysteem. Hoe duidelijk je beweegredenen zijn, hoe makkelijker en soepeler een eventuele overstap wordt!

Belangrijke vragen

• Waar wordt binnen je organisatie over geklaagd?
• Wat deugt er niet aan het huidige systeem?
• Wat moet een ander leerlingvolgsysteem beter kunnen wil de overstap voor jou de moeite waard zijn?
• Waarom wil je organisatie overstappen naar een nieuw systeem?
• Wat is de reden dat je er überhaupt over nadenkt?
• Hoe belemmert het huidige pakket het succes het werkplezier binnen jouw organisatie?

Omdraaien en specificeren

Pak de lijst met wat je niet meer wilt en formuleer je antwoorden gespiegeld met wat je dan wel wilt. Bijvoorbeeld:

• Het systeem is vaak niet beschikbaar → we willen dat het systeem altijd beschikbaar is.
• Er zijn zoveel verschillende inlogs → We willen met 1 inlog per persoon toegang krijgen tot alles wat we voor die rol nodig hebben.
• Ik moet vaak klikken om ergens te komen → Ik wil een systeem waarbij ik snel en eenvoudig informatie kan inzien en beheren.

Zorg dat generalisaties zoals eenvoudig, flexibel en alles nog specifieker worden: Wat is voor jullie eenvoudig? Wat is flexibel? Wat is alles?

Hoe nu verder?

Je hebt nu als het goed is een hele lijst met dingen die je niet meer wilt en die je wel wilt. Je zult vast nog veel andere vragen hebben. Bijvoorbeeld:

• Wat kun je verwachten in een overstap traject?
• Wat is de impact op mijn schoolorganisatie?
• Hoeveel en welke van onze gegevens gaan mee?
• Zijn tokens straks verplicht?
• Hoe zit het met fotogebruik en AVG in het nieuwe systeem?
• Wat vinden andere scholen die de overstap gemaakt hebben?

Hulp nodig bij het scheppen van helderheid?

Daar kunnen we je bij helpen. Maak een afspraak met onze adviseurs en laat je vrijblijvend adviseren over de mogelijkheden met Somtoday. Ze weten als geen ander waar te beginnen als je een nieuw leerlingvolgsysteem overweegt. Al bijna 33 scholen zijn afgelopen jaar zonder problemen overgestapt. Wie weet jouw schoolorganisatie ook?